آیا بایگانی مدرن را باید جایگزین بایگانی سنتی کرد؟

بایگانی مدرن یا آرشیو به عنوان مکانی که اسناد عمومی یا اسناد تاریخی در آن نگهداری می شود، شناخته می شوند. بایگانی ها حاوی اسناد و مدارکی هستند که به عنوان شواهدی از رویداد های گذشته عمل می کنند. در بایگانی های فیزیکی، این اسناد و مدارک معمولاً در زونکن ها نگهداری می شوند.

اگرچه برخی از مؤسسات ممکن است معانی متمایز تری برای این دو واژه داشته باشند، اما مفهوم کلی یکسان است. در این مقاله به بررسی و مقایسه بایگانی سنتی و مدرن پرداخته ایم.

چه در بایگانی های سنتی و چه از طریق جستجوی آنلاین، محققان می توانند بسیاری از مواد اولیه و ثانویه منحصر به فرد را در یک آرشیو پیدا کنند.

به عنوان مثال، بسیاری از آرشیو ها، یادداشت های روزانه، نامه ها، عکس ها و سایر اسناد منبع اولیه را حفظ کرده و می سازند.

بایگانی ها گاهی اوقات حاوی مجموعه های منبع ثانویه گسترده هستند. نمونه ها ممکن است شامل مجموعه های تخصصی از کتاب های تحقیقاتی و مقالات در موضوعات خاص باشد.

در بایگانی های سنتی، با خرید عمده زونکن، بستری مناسب برای آرشیو کردن اسناد و مدارک فراهم می شود.

آرشیو دیجیتال یا بایگانی مدرن از نظر هدف، مشابه بایگانی سنتی فیزیکی است، اما اسناد و اشیاء تاریخی که شواهدی از گذشته ارائه می‌کنند، دیجیتالی شده‌اند (اغلب با اسکن یا عکاسی، مگر این که در وهله اول یک سند به صورت دیجیتالی ایجاد شده باشد) و به صورت آنلاین در دسترس قرار گرفته ‌اند.

مفاهیم سنتی آرشیو با خرید زونکن تغییر نمی کند، بلکه در حال گسترش است. رسانه‌ های جدید، سوابق الکترونیکی و اسناد غیر متنی، نیاز به دستور العمل ‌ها و شیوه‌ های جدید را ایجاد می ‌کنند تا بتوان این قالب‌ های جدید را به درستی حفظ کرد.

نیاز های سنتی در آرشیو های مربوط به سوابق فیزیکی همچنان مورد نیاز است و نمی توان آن ها را فراموش کرد، اما فناوری جدید، فرصت های جالبی را ارائه می دهد که نیاز به راه حل دارد.

لذا هنوز هم انواع زونکن لبه دار در کنار سرور های کامپیوتری در ادارات به چشم می خورد.

در آرشیو سنتی که اغلب با استفاده از انواع زونکن اداری صورت می گیرد، بایگانی ها حاوی سوابق متشکل از اشیاء فیزیکی (کاغذ، نوار، و غیره) هستند.

بسیاری از سوابق، در حال حاضر در قالب های دیجیتال متولد می شوند. برای بسیاری از افراد، این فایل های دیجیتال قابل اعتماد و ماندگار به نظر می رسند، بنابراین ممکن است نیازی به آرشیو سوابق خود نداشته باشند.

همچنین، مدارس برای همگام شدن با این فناوری در تلاش هستند و در برخی موارد حتی آمادگی پذیرش نسخه های دیجیتال را ندارند. به علاوه، ممکن است درک نحوه تحویل پرونده های خود به مجموعه ها برای کارکنان دانشگاه گیج کننده باشد.

ممکن است کارکنان حتی ندانند چه چیزی باید بایگانی شود. این یک نقش جدید برای بایگانی است تا دانشگاه ها را در مورد انواع پرونده هایی که باید سپرده گذاری کنند، آموزش دهد.

آن چه مسلم است، این است که ساز و کار یک سیستم بایگانی مدرن به سادگی استفاده از یک زونکن لبه فلزی نخواهد بود.

فایل‌ های دیجیتال، چالش ‌های مختلفی را برای حفظ و نگهداری به وجود می آورند. فایل های دیجیتال درست مانند نسخه های فیزیکی خراب می شوند.

همچنین، پیشنهاد شده است که نسخه ها باید در چندین سرور در مکان های مختلف ذخیره شوند تا از دست رفتن به دلیل بلایا جلوگیری شود.

این مزیت رسانه های دیجیتال است، زیرا می توان آن را به راحتی کپی و در مناطق کوچک تر در هر نقطه از جهان ذخیره کرد تا اطمینان حاصل شود که زلزله در یک مکان به خصوص، کل مجموعه نگهداری شده در آن جا را نابود نمی کند.

فناوری، همچنین به طور مداوم در حال تغییر است که به نظر می رسد یک قالب قابل اعتماد ممکن است به سرعت منسوخ شود. زمانی استفاده از سی دی رایج بوده است. با دانلود های دیجیتالی جدید موسیقی و برنامه ها، دیگر نیازی به سی دی نیست.

اگر دیگر مورد استفاده قرار نگیرند، تولیدکنندگان، تولید آن ها را متوقف می ‌کنند و در نهایت کسانی که از نحوه استفاده از آن ‌ها آگاهی دارند، ناپدید می ‌شوند و ما با دیسک ‌های نقره ‌ای بی ‌استفاده تنها می ‌مانیم.

حال آن که زونکن ها به عنوان بستری ساده و کاربردی برای بایگانی، سال های سال است که بدون هیچ دردسری مورد استفاده قرار می گیرند. هر چند، این بدان معنا نیست که همه سوابق هنوز باید در زونکن ذخیره شوند.

کار بایگانی دیجیتال هنوز هم تصمیم گیری در مورد ذخیره و تنظیم این استاندارد ها برای اعضای موسسه است. آن ها در تصمیم گیری در مورد این که چه مدت سوابق را نگه دارند، با همان تصمیمات بایگانی سنتی روبرو هستند.

همین اصول منحصر به فرد بودن و اصالت می تواند به تفکیک موارد ضروری از غیر ضروری کمک کند و نباید هنگام تکامل به مجموعه های دیجیتال، فراموش شود.

آن ها همچنین باید به خاطر داشته باشند که اطلاعات سنتی را از طریق استفاده از داده های متا، به منظور پیگیری پرونده ها، مستند سازی کرده و گنجانده باشند.

روش های آرشیو دیجیتال دارای مزایای عمده ای هستند. سوابق دیجیتال به راحتی با محققانی که آن ها را درخواست می کنند یا در وب سایت های سازمانی و دیگر پلتفرم های رسانه ای برای افزایش آگاهی به اشتراک گذاشته می شوند. سوابق دیجیتال ایجاد شده از یک شیء فیزیکی می تواند به کاهش جابجایی و آسیب رساندن به جسم واقعی کمک کند.

اگرچه بحث شده است که اشتراک گذاری آنلاین ممکن است افراد بیشتری را به دیدن شیء فیزیکی سوق دهد و در نتیجه برای حفظ اثر معکوس داشته باشد. سوابق دیجیتال، همچنین امکان انواع جدیدی از آرشیو ها را فراهم می کند. به این ترتیب، بایگانی‌ ها می ‌توانند مجموعه‌ هایی را با بودجه ‌های محدود بسازند و به افراد زیادی دسترسی دهند و همچنین، نیاز های خاص گروه‌ های فرهنگی مختلف را برطرف کنند.

با توجه به موارد گفته شده، تکامل و توسعه در روش های بایگانی، اجتناب ناپذیر است. اما بایگانی مدرن زمانی سودمند و مفید است که در کنار روش های سنتی بایگانی توسعه و تکامل یابد. لذا هنوز هم استفاده از زونکن به عنوان ابزاری برای بایگانی بسیار مفید و سودمند خواهد بود.

با توجه به قیمت زونکن، این روش مقرون به صرفه ای خواهد بود. در همین راستا، تولیدی زونکن تک تحریر به منظور تولید بایگانی با هدف ارتقاء سطح کیفی محصولات زونکن در ایران فعالیت می کند و تا کنون با حفظ کیفیت محصولات، افتخار این را دارد که به عنوان برند برتر در تولید زونکن و انواع محصولات بایگانی شناخته شود.