چه اسنادی را بهتر است بایگانی کنید؟

بهترین روش بایگانی اسناد کدام است؟ زونکن یا پوشه؟ بایگانی اسناد برای نگهداری طولانی مدت آن ها ضروری است. اما توجه داشته باشید که نیازی به بایگانی کردن همه چیز ندارید. با توجه به این که یک کارمند اداری به طور متوسط هر سال 10000 برگ کاغذ را مدیریت می کند، بایگانی تمام اسناد یک کار غیرقابل انجام خواهد بود.

با این حال، اسناد خاصی وجود دارد که باید آن ها را برای مدت طولانی تری ذخیره کنید. ممکن است برای برآوردن الزامات قانونی، مقرراتی و امنیتی خاص، نیاز به آرشیو اسناد داشته باشید. همچنین ممکن است نیاز به نگهداری سوابق خاصی داشته باشید که ممکن است برای ممیزی های احتمالی آینده به آن ها نیاز باشد.

بایگانی اسناد با ذخیره سازی طولانی مدت اسناد غیرفعال سروکار دارد. این ها اسناد ثابت هستند، یعنی اسنادی که نمی توان یا نباید آن ها را ویرایش یا تغییر داد. بایگانی اسناد غیرفعال اغلب به دلایل قانونی یا انطباق یا در صورت نیاز به ممیزی ضروری است. به این ترتیب، اسناد بایگانی شده باید به راحتی قابل بازیابی باشند، حتی اگر در استفاده منظم قرار نگیرند.

فقط اسناد غیرفعال کاندید آرشیو هستند. اسناد پویای مورد استفاده در عملیات روزمره یک کسب و کار برای بایگانی مناسب نیستند، چرا که آن ها باید در استفاده فعال باقی بمانند. شما می توانید اسناد فیزیکی و دیجیتال را بایگانی کنید.

آرشیو اسناد با زونکن چیست و چگونه کار می کند؟

بایگانی سند با زونکن اداری به معنای قرار دادن اطلاعاتی که دیگر به طور منظم از آن ها استفاده نمی کنید در فضای ذخیره سازی ایمن است. این یک فرآیند پیچیده است که انجام اشتباه آن باعث می شود خود را در معرض نقض های امنیتی قرار دهید.

شرکت های بایگانی اسناد می توانند اسناد شما را برای شما مدیریت کنند، خطرات اشتباهات را کاهش دهند و به بهبود حفاظت از داده های شما کمک کنند.

بهترین روش بایکانی اسناد | خرید زونکن اداری از تک تحریر

بایگانی بهینه اسناد با خرید زونکن

بایگانی، اسناد اطلاعاتی را که دیگر به طور مرتب از آن ها استفاده نمی کنید، به صورت ایمن در زونکن لبه دار ذخیره می کند.

دو گزینه برای نحوه بایگانی اسناد به شرح زیر است:

بایگانی اسناد در محل خود – این فضای ذخیره سازی ارزشمندی را اشغال می کند و به این معنی است که شما باید یک سیستم بایگانی مناسب را پیاده سازی کنید تا بتوانید به راحتی اسناد را در صورت نیاز پیدا کنید.
بایگانی اسناد با یک شرکت آرشیو اسناد – یک شرکت متخصص، اسناد شما را جمع آوری کرده و آن ها را در محل اختصاصی خارج از سایت ذخیره می کند. معمولاً خدمات این شرکت ها به شرح ذیل است:
اسناد شما را بایگانی و اسکن کرده و در صورت درخواست برای شما ارسال می کنند.
اسناد شما را بایگانی کرده و در صورت درخواست، کپی تکی را به شما تحویل می دهند.

اسناد مهمی که باید در زونکن بایگانی کنید

در زیر، اسناد مهمی وجود دارد که اکثر خانواده ها می خواهند ایمن و در دسترس نگه دارند با خرید زونکن آن ها را به راحتی نگهداری کنید:

شناسنامه
کارت های تامین اجتماعی
گذرنامه ها
سند ازدواج یا سوابق طلاق
عناوین خودرو و ثبت نام
اسناد و عناوین ملکی
وصیت نامه
اسناد بیمه
ارزیابی اقلام با ارزش بالا

سایر اسنادی که می تواند در شرایط اضطراری مفید باشد:

شماره تلفن های اضطراری – این شماره ها در شرایطی که تلفن شما از بین می رود و برق قطع می شود، مفید خواهد بود. به خودتان لطف کنید و این موارد را نیز در یک زونکن لبه فلزی ذخیره کنید:
دوستان نزدیک و خانواده
پزشکان و بیمارستان ها
خدمات رفاهی
ارائه دهندگان بیمه
حساب های مالی و ارائه دهندگان
اطلاعات حساب مالی – شماره حساب، شماره تلفن و رمز عبور
سایر اطلاعات حساب شخصی – ایمیل، رسانه های اجتماعی و سایر رمز های عبور تا اگر به هر دلیلی قادر به دسترسی به این حساب ها نباشید، سایر اعضای خانواده بتوانند به این حساب ها دسترسی داشته باشند.
فرم ‌های شناسه خانواده – این فرم‌ ها می ‌توانند در موارد وحشتناکی استفاده شوند که یکی از اعضای خانواده یا فرزندی ربوده شده یا مفقود شده و شما به تلفن خود دسترسی ندارید. این می‌تواند یکی از راه‌ های اثبات تعلق و همچنین راهی برای ارائه سریع اطلاعات شناسایی مهم پلیس برای کمک به جستجو باشد.
عکس های فردی اخیر
عکس خانوادگی اخیر
لیستی از مشخصات فیزیکی مانند رنگ چشم، رنگ مو، علائم مشخص و غیره.
- DNA (مثلاً چند تکه مو)
اثر انگشت

اسناد مهم هر خانواده ای منحصر به فرد خواهد بود. به عنوان مثال، ممکن است یکی از اعضای خانواده شما دارای سوابق پزشکی مهمی باشد که باید نگه دارید، یا اگر خانه خود را اجاره کرده باشید، اسناد مالکیت خانه می تواند نامربوط باشد. از این لیست ها به عنوان نقطه شروع خود استفاده کنید و در صورت لزوم آن را سفارشی کنید. در صورت خرید عمده زونکن، قیمت زونکن برای شما مناسب تمام خواهد شد و همچنین از تعداد مناسبی زونکن اداری جهت سازماندهی اسناد خود بهره مند خواهید شد.

دسته بندی اسناد مهم در زونکن

هنگامی که مهم ترین مدارک خود را جمع آوری کردید، به یک سیستم طبقه بندی نیاز خواهید داشت. استفاده از انواع زونکن لبه دار و زونکن لبه فلزی برای این امر مفید خواهد بود.