نحوه بایگانی قراردادها و اسناد پروژه ها در زونکن

یک تجارت کارآمد و سود آور به میزان مدیریت اسناد خود بستگی دارد و یکی از جنبه های مدیریت مؤثر اسناد، آرشیو کردن است. اگر در مورد نحوه مدیریت فرآیند بایگانی سوابق خود اعم از قرارداد ها و اسناد پروژه ها بی نظم هستید، می تواند منجر به کندی در عملیات روزانه، مسائل حقوقی و مشتریان ناراضی شود. در این جا نکات مهم نحوه بایگانی قراردادها و اسناد پروژه ها در زونکن آورده شده است.

وقتی با پاکسازی فایل شروع می کنید، بایگانی اسناد کاغذی در زونکن سریع تر و آسان تر خواهد شد. با خلاص شدن از شر فایل هایی که از الزامات نگهداری قانونی فراتر رفته اند، شروع کنید. یک سرویس تخریب حرفه ای فرآیند پاکسازی فایل را برای شما ساده می کند. کیسه های ایمن تخریب اسناد قبل از پروژه پاکسازی در محل شما ریخته می شود و پس از پر شدن جمع آوری می شود.

کل فرآیند تخریب توسط متخصصان غربالگری انجام می شود که از یک زنجیره سختگیرانه پروتکل نگهداری در طول جمع آوری و خرد کردن پیروی می کنند. پس از از بین رفتن مدارک شما گواهی تخریب ارائه می شود. پس از این مرحله می توانید به فکر خرید زونکن برای بایگانی کردن اسناد خود باشید.

مطالب پیشنهادی تک تحریر: زونکن سریع ترین راه برای دسته بندی اسناد

اسناد بایگانی دارای «مدت ماندگاری» خاصی هستند، بنابراین مهم است که دستورالعمل‌های نگهداری را بررسی کنید تا مطمئن شوید که برای مدت زمان درست بایگانی می‌کنید. قبل از نهایی کردن خط مشی حفظ سوابق، از یک شریک مدیریت سوابق که هم تفاوت های ظریف بخش کسب و کار شما و هم الزامات مربوط به انطباق را درک می کند، به دنبال مشاوره تخصصی باشید.

اگر در شهر یزد زندگی می کنید تمایل به خرید زونکن های تک تحریر دارید کافیست برای خرید زونکن با نمایندگی زونکن تک تحریر در یزد تماس بگیرید.

بیشتر اسناد کاغذی و قرارداد های بایگانی شده به ندرت قبل از نابودی قابل دسترسی هستند، اما در این میان، باید در مکانی ذخیره شوند که به درستی محافظت و نگهداری شوند. اسناد کاغذی به ویژه در برابر آسیب دائمی ناشی از آتش سوزی، سیل و بلایای طبیعی آسیب پذیر هستند. در نتیجه، بایگانی باید در یک مرکز امن خارج از سایت انجام شود. قبل از این کار نخست لازم است تا به درستی اسناد و قرارداد ها را فایل بندی کنید. بی شک خرید عمده زونکن اداری برای کسب و کار های بزرگ، مقرون به صرفه تر خواهد بود.

قیمت زونکن اداری در مقابل امکاناتی که دریافت می کنید بسیار ارزان تمام خواهد شد. چرا که یک زونکن با کیفیت مانند زونکن اداری تک تحریر از قرارداد ها و اسناد پروژه های شما در برابر گرد و غبار، زباله و رطوبت محافظت می کند. زونکن های تک تحریر به ویژگی های گفته شده مجهز است تا از حفاظت و نگهداری طولانی مدت اسناد اطمینان حاصل شود.

ممکن است اغلب به سوابق بایگانی خود نیاز نداشته باشید، اما زمانی که نیاز دارید، بازیابی آن ها باید سریع و کارآمد باشد. بیشتر زونکن های بایگانی در محل به خوبی سازمان ‌دهی نشده ‌اند و برای یافتن اطلاعات حیاتی نیازمند ساعات طولانی جست و جو در جعبه‌ ها هستند. هنگامی که سوابق بایگانی شما در یک زونکن لبه دار ذخیره می شوند، سازماندهی شده و برای دسترسی سریع ردیابی می شوند و در صورت نیاز به سرعت قابل بازیابی هستند.

اگر در شهر بندرعباس زندگی می کنید تمایل به خرید زونکن های تک تحریر دارید کافیست برای خرید زونکن با نمایندگی زونکن تک تحریر در بندرعباس تماس بگیرید.

همچنین پیشنهاد می کنیم مقاله اجزای تشکیل دهنده زونکن را نیز مطالعه کنید.

قرارداد ها و سایر اسناد ممکن است مواردی باشند که می‌ خواهید سال‌ ها حفظ کنید. اگر اسناد در زیرزمین یا اتاق زیر شیروانی نادیده گرفته شوند، ممکن است خراب شده و برای همیشه از بین بروند، بنابراین برای اطمینان از حفظ طولانی مدت اوراق ارزشمند خود، این نکات را دنبال کنید.

• کاغذ های فایل شده در زونکن را در محیط خنک، خشک و تاریک نگهداری کنید.
• گرما و رطوبت می تواند باعث شکنندگی یا کپک زدن کاغذ شود و نور می تواند باعث کم رنگ شدن یا زرد شدن کاغذ شود. استفاده از زونکن تا حدودی خطر این آسیب ها را کاهش می دهد.
• کاغذ ها را در زونکن های بایگانی نگهداری کنید. اگر به دنبال بهترین تولید کننده زونکن اداری هستید، می توانید از تک تحریر اقدام به خرید زونکن مناسب خود کنید.
• زونکن های اداری باید همیشه با کیفیت حفظ شوند.
• برای اطمینان از دوام و حفظ موثر اسناد پروژه ها و قرارداد ها از زونکن های پلاستیکی پایدار ساخته شده از فیلم پلی استر بدون پوشش مانند پلی اتیلن یا پلی پروپیلن نیز می توان استفاده کرد.
• بریده های روزنامه را از سایر اسناد دور نگه داشته و در زونکن جداگانه ای قرار دهید. چرا که روزنامه بسیار اسیدی است و می تواند به سایر کاغذ های مهم مانند اسناد و مدارک ارزشمند آسیب برساند.
• اگر باید بریده های روزنامه را با سایر اقلام در یک زونکن نگه دارید، روزنامه را در یک آستین پلی استر یا پاکت بدون اسید قرار دهید.
• برای نگهداری ایمن ‌تر و طولانی ‌مدت بریده‌ های روزنامه، تمام بریده‌ ها را روی کاغذ بایگانی با کیفیت بالا و بدون اسید کپی کنید.
• کاغذ ها را در زونکن اداری خود، صاف، تا نشده یا نورد نگه دارید.
• باز کردن کاغذ های رول شده ممکن است بعداً بسیار دشوار شود و کاغذ های تا شده نیز اغلب در امتداد تا ها پاره می شوند. پس به جهت حفظ کیفیت اسناد پروژه ها و قرارداد های حیاتی خود قبل از بایگانی کردن آن ها در زونکن به این موارد توجه ویژه ای داشته باشید.
• از زونکن های اداری بایگانی استفاده کنید که به اندازه کافی بزرگ هستند تا اسناد مسطح را بدون تا خوردگی در خود جای دهند.
• گیره های کاغذ و نوار های لاستیکی را بردارید.
• گیره های قدیمی را که می تواند باعث پارگی یا زنگ زدگی لکه ها شود و نوارهای لاستیکی که باعث خراب شدن و آسیب به کاغذ می شود را با دقت بردارید.
• به جای گیره ها از زونکن های آرشیو برای گروه بندی و سازماندهی اسناد استفاده کنید.
• برای خرید زونکن اداری سراغ بهترین تولید کننده اسناد و ملزومات اداری بروید. تک تحریر با چندین سال سابقه در این حوزه، مسئولیت فروش زونکن های اداری با کیفیت را بر عهده گرفته است.