اصول بایگانی و مدیریت اسناد

اصول بایگانی و مدیریت اسناد چه کمکی در نگهداری اسناد و مدارک شما می کند؟

جنبه های انضباطی و حرفه ای علم بایگانی با هم پارادایم آرشیوی را تشکیل می دهند، یعنی مجموعه ای از مفروضات، اصول و شیوه هایی که در جامعه آرشیوی مشترک بوده و الگویی برای فعالیت ها و چشم انداز آن است.

یکی از ویژگی های اصلی آرشیو ها و اسناد ذخیره شده در زونکن ها، این است که شواهدی از رویداد های مهم تاریخی هستند. این بدان معناست که هنگام استفاده از اسناد آرشیو شده در یک زونکن اداری، باید به این فکر کنید که این منابع اولیه چقدر قابل اعتماد هستند.

سازمان‌ها باید فعالیت‌ های بهبود مستمر، عملیات روزانه و تغییراتی را که با محتوای سند مطابقت دارد، تطبیق دهند. یعنی اصول بایگانی و مدیریت اسناد، در دسترس قرار دادن و به روز نگه داشتن آن ‌ها.

شرکت‌ های تحت نظارت امروزی باید همه اسناد را از بخش‌ های مختلف، اعم از مشتریان، فروشندگان و آژانس‌های نظارتی ردیابی و مدیریت کنند.

برای این که بیشترین بهره را از تحقیقات آرشیوی ببرید، باید منطقی و روشمند باشید. همچنین باید زمینه ایجاد منابع اولیه را نیز در نظر بگیرید.

اگر اصول بایگانی و مدیریت اسناد را به خاطر داشته باشید، تحقیقات خود را ارزشمند تر می ‌بینید و می ‌توانید درباره این که آیا به سوابقی که استفاده می‌کنید، اعتماد کنید یا خیر، تصمیم‌ آگاهانه بگیرید.

به یک پرونده قضایی فکر کنید. دفاع و دادستان هر دو شواهدی را برای حمایت از ادعاهای خود ارائه می کنند. این وظیفه هیئت منصفه است که آن شواهد را تفسیر کرده و خود نتیجه گیری کند. اغلب بیش از یک دیدگاه وجود دارد.

آن ها هنگام تصمیم گیری در مورد حکم خود، اعتبار شواهدی را که دیده اند و همچنین زمینه را در نظر می گیرند. به همین ترتیب، افراد مختلف می توانند اسناد آرشیوی را به روش های مختلف تفسیر کنند. به همین دلیل مهم است که باید در مورد اصالت و قابلیت زونکن اداری اطمینان حاصل کنید.

بایگانی، به ذخیره سازی آفلاین فایل برای مقاصد قانونی، ممیزی یا تاریخی، با استفاده از انواع زونکن لبه دار، نوار، سی دی یا سایر رسانه های بلند مدت گفته می شود.

به طور کلی، بایگانی، فرآیند انتقال فایل هایی است که به یک دستگاه ذخیره سازی جداگانه برای نگهداری طولانی مدت نیاز دارند. فایل ‌های بایگانی شده در انواع زونکن لبه فلزی هنوز برای سازمان مهم هستند و ممکن است برای مراجعات بعدی مورد نیاز باشند یا در برخی موارد، باید برای انطباق با مقررات نگهداری شوند.

نگهداری بیش از حد اطلاعات قدیمی به صورت آنلاین، فضای ذخیره ‌سازی ارزشمندی را مصرف می‌ کند که می ‌توان از آن برای اطلاعات جدید تر استفاده کرد، تعداد نتایج جستجوی نامربوط برگشتی را افزایش می ‌دهد و بر تلاش لازم برای نگهداری، انتقال و طبقه ‌بندی مجدد محتوا می ‌افزاید.

دلایل خوبی برای آرشیو کردن محتوا با خرید زونکن به جای حذف صرف وجود دارد. ممکن است قوانین ایجاب کنند که محتوا برای دوره های خاصی نگهداری شود.

مدیریت اسناد، عبارت است از ردیابی و ذخیره اسناد الکترونیکی و یا تصاویر اسناد کاغذی، پیگیری نسخه های مختلف اصلاح شده توسط کاربران مختلف و بایگانی در صورت نیاز.

سیستم مدیریت اسناد (DMS)، فناوری سیستماتیکی است که راه حلی جامع برای مدیریت ایجاد، جمع آوری، نمایه سازی، ذخیره سازی، بازیابی و دفع سوابق و دارایی های اطلاعاتی یک سازمان ارائه می دهد.

در همین رابطه مقاله زیر را بخوانید:

آیا بایگانی مدرن را باید جایگزین بایگانی سنتی کرد؟

هنگامی که به نحوه پیاده سازی مدیریت اسناد برای شرکت خود فکر می کنید، تمرکز بر اصول اساسی و تعیین اهداف خود به اطمینان از موفقیت کمک می کند.

با قرار دادن شیوه های ذکر شده در ادامه مقاله به عنوان اصول اساسی برای مدیریت اسناد، فوراً بایگانی را با خرید عمده زونکن شروع کنید.

بسیاری از شرکت ها برای تعیین اهداف و تعیین چگونگی پیشرفت خود، وقت کافی نمی گذارند. اگر دلیل پیاده ‌سازی سیستم مدیریت و بایگانی اسناد خود را نمی ‌دانید، دشوار است بدانید که آیا در آن موفق بوده‌ اید یا خیر.

لذا قبل از اجرای یک راه حل مدیریت اسناد، معیار ها و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مورد نیاز برای ارزیابی پیشرفت به سمت اهداف را تعیین کنید.

بسیاری از شرکت ‌ها، این اشتباه را مرتکب می ‌شوند که به جای استفاده از فرصت برای حذف مراحل اضافی، تلاش می‌ کنند تا فرآیند های مبتنی بر کاغذ و آرشیو اسناد با استفاده از زونکن را در یک زمینه دیجیتال تکرار کنند.

هنگامی که فرآیند های دیجیتال را راه اندازی می کنید، از خود بپرسید که چرا در گذشته رویه خاصی را دنبال کرده اید و آیا این اقدامات در این زمینه جدید ضروری است یا خیر.

تولیدی زونکن تک تحریر، با ارائه انواع زونکن اداری و لبه دار با کیفیت در پروسه بایگانی کردن و مدیریت اسناد، همراه شما خواهد بود.

همچنین قیمت زونکن ارائه شده در تک تحریر با توجه به کارایی آن، بسیار مقرون به صرفه به حساب می آید. لذا برای شما قادر خواهید بود تا نسبت به خرید عمده زونکن نیز اقدام کنید.